O que é o eSocial?

O eSocial é uma plataforma que foi criada pelo governo federal em novembro de 2018, e serve para facilitar e minimizar a burocracia das empresas ao reportarem informações sobre seus funcionários. Em outras palavras, é o sistema de escrituração digital (das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas).

Todas as empresas que têm um funcionário, ou mais, são obrigadas a aderir ao uso da plataforma eSocial.

Por que ele foi criado?

O eSocial foi criado pelo Decreto n° 8.373/2014. Em 2015, passou a vigorar somente em um de seus módulos, referente àss atividades domésticas.

A burocracia que as empresas do Brasil enfrentam foi o grande motivo para a criação do sistema, que simplifica os processos de negócios.

O Governo criou o eSocial visando a unificação do envio das informações que as empresas prestam sobre os trabalhadores:

• vínculos;
• folha de pagamento;
• contribuições da Previdência Social;
• aviso prévio;
• notificações sobre acidentes de trabalho;
• escriturações fiscais;
• informações sobre o Fundo de Garantia.

As empresas devem prestar informações a diferentes órgãos públicos, como a Previdência Social, a Receita Federal, a Caixa Econômica Federal, entre outros.

Quais são as obrigações que compõem o eSocial?

São 17 obrigações que formam o eSocial:

1. GFIP: Guia de Recolhimento do FGTS e das Informações Previdenciárias;
2. RAIS: Relação Anual de Informações Sociais;
3. CAGED: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, com a finalidade de manter controle sobre as admissões e as demissões dos funcionários que trabalham sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT);
4. LRE: Livro de Registro de Empregados;
5. CD: Comunicação de Dispensa;
6. CAT: Comunicação de Acidente de Trabalho;
7. CTPS: Carteira de Trabalho e Previdência Social;
8. QHT: Quadro de Horário de Trabalho;
9. DIRF: Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
10. PPP: Perfil Profissiográfico Previdenciário;
11. DCTF: Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
12. MANAD ‘ Manual Normativo de Arquivos Digitais;
13. GRF ‘ Guia de Recolhimento do FGTS;
14. GPS ‘ Guia da Previdência Social;
15. PPRA ‘ Programa de Prevenção de Riscos Ambientais;
16. PCMSO ‘ Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional;
17. Folha de pagamento.

Quais são os eventos do sistema?

A estrutura do eSocial é formada por:

• eventos iniciais;
• eventos de tabelas;
• eventos periódicos;
• eventos não periódicos.

Cada um desses grupos se compõe de eventos diversos, conhecidos como “Ss”, cujos prazos de entrega variam. Ao todo, são 48 eventos.

Depois da entrega de cada evento, no prazo estabelecido, a obrigação continua. Isso acontece porque novas obrigações sempre deverão ser repassadas para o governo.

Dessa forma, os eventos obrigatórios de uma primeira etapa serão transmitidos posteriormente, junto a outras etapas, sempre que ocorrerem mudanças. E assim se dá com todas as fases.

Certos eventos estão condicionados à declaração de outros para que sejam compartilhados. Logo, é necessário ficar atento à ordem em que as tabelas devem ser enviadas.

Vejamos mais detalhadamente cada um deles.

• Eventos iniciais

Os eventos iniciais envolvem o cadastro inicial do trabalhador. Os dados compartilhados nessa etapa formam a base cadastral da organização, podendo ser usados em eventos periódicos e não periódicos. Os eventos enviados nessa primeira etapa são:

• S-1000: informações do contribuinte/empregador.
• Eventos de tabela

Complementa a etapa anterior e deve ser preenchida logo depois da primeira. Nessa fase, estão presentes as informações que fazem o contexto do relacionamento entre a organização e o funcionário.

As informações de eventos de tabela devem ser atualizadas detalhadamente e, se houver algum ajuste ou mudança, é preciso enviar certos retificados:

• • S-1005: tabela de estabelecimentos, unidades de órgãos públicos, obras;
  • S-1010: tabela de rubricas;
  • S-1020: tabela de lotações tributárias;
  • S-1035: tabela de carreiras públicas;
  • S-1040: tabela de funções/cargos em comissão;
  • S-1070: tabela de processos judiciais e administrativos;

• Eventos periódicos

Esses eventos envolvem as informações que têm datas de envio recorrentes e fixas. É o caso da folha de pagamento.

O prazo para preenchimento deve ser até o sétimo dia do próximo mês ou até o último dia útil do mesmo mês.

Os eventos que compõem essa etapa são:

• S-1200: remuneração de trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social;
• S-1210: pagamentos referentes aos rendimentos do trabalho;
• S-1250: aquisição de produção rural;
• S-1260: comercialização da produção rural de pessoa física;
• S-1270: contratação de trabalhadores avulsos não portuários;
• S-1280: informações complementares aos eventos periódicos;
• S-1295: solicitação de totalização para pagamento em contingência;
• S-1298: reabertura dos eventos periódicos;
• S-1299: fechamento dos eventos periódicos;
• S-1300: contribuição sindical patronal (INSS).
• Eventos não periódicos

Diferentes dos eventos anteriores, os eventos não periódicos não têm datas predefinidas, variando de acordo com a natureza da informação.

Os eventos que formam essa etapa são em maior número;

• • S-2190: admissão de trabalhador (registro preliminar);
  • S-2200: cadastramento inicial do vínculo e admissão/ingresso do profissional;
  • S-2205: mudança de dados no cadastro do trabalhador;
  • S-2206: mudança de contrato de trabalho;
  • S-2210: notificação de acidente de trabalho;
  • S-2220: acompanhamento da saúde do trabalhador;
  • S-2230: afastamento temporário;

• S-2231 ‘ Cessão/Exercício em Outro Órgão;
• S-2405 ‘ Cadastro de Beneficiário ‘ Entes Públicos ‘ Alteração;
• S-2410 ‘ Cadastro de Benefício ‘ Entes Públicos ‘ Início;
• S-2416 ‘ Cadastro de Benefício ‘ Entes Públicos ‘ Alteração;
• S-2418 ‘ Reativação de Benefício ‘ Entes Públicos;
• S-2420 ‘ Cadastro de Benefício ‘ Entes Públicos ‘ Término;
• S-8299 ‘ Baixa Judicial do Vínculo.

• • S-2240: condições ambientais do trabalho (fatores de risco);
  • S-2241: insalubridade, periculosidade e aposentadoria especial;
  • S-2250: aviso prévio;
  • S-2260: convocação para trabalho intermitente;
  • S-2298: reintegração;
  • S-2299: desligamento;
  • S-2300: trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário (início);
  • S-2306: trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário (alteração contratual);
  • S-2399: trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário (término);
  • S-2400: cadastro de benefícios previdenciários (RPPS);
  • S-3000: exclusão de eventos;
  • S-5001: informações das contribuições sociais por trabalhador;
  • S-5002: Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF);
  • S-5003: informações do Fundo de Garantia (FGTS) por trabalhador;
  • S-5011: informações das contribuições sociais consolidadas por contribuinte;
  • S-5012: informações do IRRF consolidadas por contribuinte;
  • S-5013: informações do FGTS consolidadas por contribuinte.

Qual é a sua finalidade?

A transmissão exclusiva por meio eletrônico permite maior agilidade e segurança, além de facilitar o trabalho de fiscalização do Governo Federal.

Essa solução também promove uma interação mais moderna entre a empresa e o Governo Federal, já que torna tudo mais prático.

O EFD-REINF (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e outras Informações) complementará o eSocial. É uma obrigação que envolve eventos que faziam parte do projeto inicial, mas que são tratados de maneira independente, isto é, é mais uma obrigação que integra o SPED e segue o cronograma do eSocial.

O EFD-REINF substitui as informações que estão em outras obrigações acessórias, como o módulo da EFD-Contribuições que recebe a CPRB (Contribuição Previdenciária da Receita Bruta).

Quais são os benefícios de utilizá-lo?

O eSocial é um facilitador para todos os lados! O governo ganha maior organização das informações, elimina erros e melhora a qualidade dessas informações.

As empresas ganham tempo e produtividade, pois as 17 obrigatoriedades ficarão em um único sistema, facilitando o envio de informações como: folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, informações sobre o FGTS, entre outros serviços.

É, também, uma ótima solução para o empregado, que passa a ter uma maior segurança em relação à preservação de seus direitos.

Podemos elencar as seguintes vantagens:

• fornecimento de dados em uma única plataforma: o eSocial torna mais fácil o envio de informações para um lugar único, o webservice;
• abrangência do conhecimento: o sistema requer mais conhecimento da parte das pessoas que atuam no RH, Departamento Pessoal, saúde e segurança do trabalho e outras coisas;
• direitos trabalhistas: o histórico trabalhista fica ligado ao CPF do trabalhador, o que facilita o acesso a benefícios previdenciários (aposentadoria, auxílio-doença) ‘ o histórico também facilita o processo de fiscalizar o cumprimento das obrigações trabalhistas, tanto pelo governo quanto pelos colaboradores;
• menos burocracia: o sistema implantado dispensa a necessidade de preencher declarações e formulários (DIRF, RAIS, GFIP), já que todas as informações serão registradas em apenas um arquivo.

Também podemos dividir as vantagens em benefícios para as empresas e para os funcionários. Veja!

• Vantagens para as empresas

O empregador acessa operações mais parametrizadas, com menos erros de informações. As empresas tornam o processo mais simples, centralizam as informações dos colaboradores, reduzem riscos de falhas nos cálculos.

A partir das vantagens oferecidas pelo eSocial, as organizações adquirem mais segurança jurídica e permitem o compartilhamento das informações necessárias com os órgãos públicos.

• Vantagens para os trabalhadores

O sistema digital registra, sem falhas, todas as informações do contrato de trabalho do funcionário: folha de pagamento, tipos de riscos da função, atribuições de acordo com a consulta CBO e outras coisas.

CBO é a Classificação Brasileira de Ocupações, criada pelo MTE (Ministério do Trabalho) em 2002. A finalidade é a reunião oficial, em somente uma lista, todas as profissões existentes no mercado de trabalho. Os números de registro da CBO permitem que empregador e funcionário a identificar uma função. Também é um referencial para registros administrativos de tarefas.

O eSocial confere mais segurança aos direitos previdenciários e trabalhistas, confere também mais transparência nos processos.

Além disso, não importa o período decorrido, não há perigo de o trabalhador perder alguma informação da trajetória profissional.

Quais são as desvantagens do eSocial?

Nem tudo são flores no sistema digital do Governo. Isso porque há desafios a vencer!

• Transição do analógico para o digital

No Brasil, há diferentes empresas que usam processos antigos e gestão analógica. Já habituados à burocracia, os gestores podem sentir dificuldades em migrar para um sistema completamente digitalizado.

• Adaptação ao sistema

Outra dificuldade é ajustar os processos internos ao sistema digital. Empresas maiores costumam contar com sistemas que se integram nativamente à plataforma do governo enquanto empresas menores costumam compartilhar, de forma manual, as informações.

Para minimizar as dificuldades, é necessário desenvolver um cronograma interno, que atenda aos prazos de envio para evitar penalidades e multas.

Quando utilizá-lo?

O eSocial já está implementado. O cronograma de implementação se dividiu em cinco etapas:

O grupo 1, de empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões já esteve obrigado a utilizar o modo simplificado desde a implantação do novo modelo;

Os grupos 2 e 3 já começaram a fazer o envio ao eSocial simplificado já no dia 10 de janeiro de 2022, de acordo com a lei;

Empresas do grupo 2, com faturamento até R$4.800.00,00, já eram obrigadas ao envio dos eventos de trabalho ao eSocial. Já o grupo 3 ainda não era obrigado ao mesmo;

Com a versão do eSocial Simplificado 1.0, que substitui o eSocial 2.5 (antigo), todas as empresas do grupo 3, empregadores do Simples Nacional e entidades sem fins lucrativos, também se tornaram obrigadas.

Sempre que existe relação de emprego entre empresa e trabalhador, ou seja, sempre que o profissional tiver carteira assinada, é necessário usar o eSocial. É uma regra válida, inclusive, para as microempresas (MEs), as empresas de pequeno porte (EPP), os microempreendedores individuais (MEIs) e para as pessoas físicas que contratam empregados domésticos.

O primeiro passo deve ser cadastrar o trabalhador. Depois, é necessário enviar os dados corretos para o eSocial: admissão, demissão, férias, afastamentos, folha de pagamento, outras informações trabalhistas. É fundamental respeitar os prazos para o envio das informações (Faseamento).

Conforme o decreto do eSocial (Decreto n° 8.373/2014), quatro são as categorias, mais as microempresas e as empresas de pequeno porte, que devem enviar informações ao eSocial:

• 1° A prestação das informações ao eSocial substituirá, na forma disciplinada pelos órgãos ou entidades partícipes, a obrigação de entrega das mesmas informações em outros formulários e declarações a que estão sujeitos:

I ‘ o empregador, inclusive o doméstico, a empresa e os que forem a eles equiparados em lei;

II ‘ o segurado especial, inclusive em relação a trabalhadores que lhe prestem serviço;

III ‘ as pessoas jurídicas de direito público da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios; e

IV ‘ as demais pessoas jurídicas e físicas que pagarem ou creditarem por si rendimentos sobre os quais tenha incidido retenção do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte ‘ IRRF, ainda que em um único mês do ano-calendário.

• 2° A prestação de informação ao eSocial pelas microempresas e empresas de pequeno porte, conforme a Lei Complementar n° 123, de 14 de dezembro de 2006, e pelo Microempreendedor Individual ‘ MEI será efetuada em sistema simplificado, compatível com as especificidades dessas empresas.

Quais são as penalidades para quem não cumprir o eSocial?

Todas as empresas devem prestar contas ao eSocial. As que não cumprirem as regras estarão sujeitas a penalizações na forma de multas, as quais podem passar o valor de R$ 180 mil.

São multas que podem resultar de:

• não informação sobre a admissão do trabalhador (multa de R$ 3 mil a R$ 6 mil ou de R$ 800,00 por funcionário não registrado em micro e pequenas empresas);
• não informação do afastamento temporário do funcionário: acidente, doença, férias, licença-maternidade (multa definida pelo Ministério do Trabalho e pelo órgão competente);
• não realização dos exames médicos (multa que pode variar de R$ 402,00 a R$ 4 mil);
• não notificação sobre acidentes de trabalho (valor da multa varia conforme o limite máximo e o limite mínimo do salário do empregado);
• não informação sobre mudanças no contrato ou cadastro (multa pode alcançar os R$ 600 por funcionário irregular);
• não envio da folha de pagamento (multa a partir de mil reais);
• não computação da parcela de FGTS (multa que pode alcançar R$ 106,00 por funcionário prejudicado);
• não envio do PPP, Perfil Profissiográfico Previdenciário (multa definida pelo fiscal do trabalho);
• não envio do RAIS, Relação Anual de Informações Sociais (multa de R$ 425,00, que pode ser adicionada de R$ 106,00 por cada bimestre atrasado).
• outros motivos.

Como se preparar para essa plataforma?

Veja algumas dicas que ajudam a preparar a empresa para o eSocial.

• Prepare os documentos atualizados dos funcionários e da empresa

Separe cada documento e registro dos empregados, principalmente porque é preciso cadastrar o histórico de cada um deles no sistema.

• Oriente o responsável pela realização das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas

Com o eSocial, certas informações adicionais a respeito do contrato de trabalho são solicitadas:

• • nome social do trabalhador;
  • histórico contratual e cadastral;
  • registro da Contribuição Patronal para o sindicato;
  • informações de trabalhadores de outro país;
  • modalidade de aviso prévio;
  • outros.

Outros registros precisam ser feitos imediatamente. É o caso da contratação de um novo colaborador.

Os que trabalham no setor de Recursos Humanos e na contabilidade precisam se manter bem informados sobre esses pontos para não cometer falhas nem se envolver em complicações.

• Obtenha certificado digital

O certificado digital é um tipo de assinatura eletrônica que legaliza operações digitais, ou seja, confere a elas validade jurídica.

Esse certificado também é usado em outros sistemas e processos associados ao cumprimento das obrigações legais.

É necessário contar com um modelo A1 ou A3, validados pelo Padrão ICP-Brasil, para o envio das informações para o eSocial.

• Verifique a compatibilidade de arquivos

É necessário verificar se o sistema usado na empresa nas operações (como a folha de pagamento) cria arquivos que são aceitos no sistema do governo.

As plataformas precisam ser compatíveis e os processos devem se ajustar o quanto antes. Assim, é fundamental evitar problemas na hora de realizar as obrigações.

• Conheça mais detalhes sobre o eSocial

Visite o site do sistema do Governo Federal para conhecer mais detalhes. Também é possível obter mais informações na Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (FENACON), que criou, junto a outros órgãos, um portal com vídeos que explicam o assunto.

• Procure ajuda especializada

Outra dica é contratar assessoria contábil para dar suporte adequado na organização e no envio das informações adequadas para o eSocial.

Quais são os pontos de atenção para as empresas?

Existem alguns pontos especiais que a empresa deve considerar. Acompanhe.

• Não conformidades

Apesar da obrigatoriedade, as empresas não cumprem sempre todas as condições definidas nas leis trabalhista e previdenciária.

Há razões diferentes para isso, como a falta de esclarecimento, a sonegação fiscal e a complexidade da legislação.

O CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais) serve para regularizar as informações. A empresa só precisa mostrar sua certificação digital e enviar as retificações.

Confira alguns pontos para ficar atento:

• • admissão/rescisão retroativas;
  • cadastros incompletos de funcionários e de seus dependentes;
  • não pagamento das férias em dobro;
  • mudanças retroativas de contrato;
  • envio atrasado do CAT;
  • não pagamento do Descanso Semanal Remunerado (DSR);
  • verbas ou eventos incorretos;
  • horas extras fixas definidas em acordo e com pagamento recorrente (por mês);
  • notificações de ASO (Atestado de Saúde Ocupacional);
  • descontos inadequados e/ou sem a devida autorização na folha de pagamento;
  • CBO com grau de instrução incompatível;
  • férias particionadas com pagamentos em períodos diferentes;
  • controle de estágios;
  • férias apenas no papel;
  • fechamentos retroativos;
  • laudos ambientais não atualizados;
  • alocação de mão de obra fundamentada apenas em notas fiscais;
  • adiantamento/pagamento extrafolha;
  • ajuda de custo de caráter salarial;
  • critérios de privilégios;
  • atestados não lançados (como afastamentos);
  • pagamento de médias;
  • isenções no pagamento de tributos;
  • pagamentos atrasados;
  • atestados retroativos;
  • profissionais terceirizados ou sem vinculação à empresa.

• Contratos de estágio

Entre os contratos considerados pelo sistema eSocial, estão os direitos dos estagiários. A lei indica que é fundamental um bom profissional para monitorar o trabalho do estagiário.

O estágio deve ocorrer periodicamente e, se o estagiário estiver cumprindo funções delegadas a um trabalhador CLT, o contrato deve passar por ajustes ou ser cancelado. Se isso não acontecer, a empresa pode receber autuação e ser processada judicialmente.

• RAT, FAP e CNAE preponderante

Três fatores relevantes merecem especial atenção:

• • Riscos Ambientais de Trabalho (RAT);
  • Fator Acidentário de Prevenção (FAP);
  • Classificação Nacional de Atividade Econômica (CNAE).

Se alguma das informações acima for passada de forma errada para o governo, a empresa pode ser autuada e penalizada.

Para assegurar o compartilhamento correto dos dados, é importante fazer uma consulta à Instrução Normativa da Receita Federal n° 971/2009, o Fator Acidentário de Prevenção (FAP), o Decreto n° 3.048/1999 ou pedir mudanças no DBE (Documento Básico de Entrada).

• Saúde e segurança do trabalho

As informações e os laudos técnicos a respeito de riscos no trabalho precisam cumprir as regras definidas pelo Ministério do Trabalho. A documentação necessária abrange:

• • LTCAT (Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho);
  • PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais);
  • PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional);
  • ASO (Atestado de Saúde Ocupacional);
  • insalubridade;
  • PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário);
  • periculosidade;
  • CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho).