O que é o eSocial?
O eSocial é uma plataforma que foi criada pelo governo federal em novembro de 2018, e serve para facilitar e minimizar a burocracia das empresas ao reportarem informações sobre seus funcionários. Em outras palavras, é o sistema de escrituração digital (das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas).
Todas as empresas que têm um funcionário, ou mais, são obrigadas a aderir ao uso da plataforma eSocial.
Por que ele foi criado?
O eSocial foi criado pelo Decreto n° 8.373/2014. Em 2015, passou a vigorar somente em um de seus módulos, referente àss atividades domésticas.
A burocracia que as empresas do Brasil enfrentam foi o grande motivo para a criação do sistema, que simplifica os processos de negócios.
O Governo criou o eSocial visando a unificação do envio das informações que as empresas prestam sobre os trabalhadores:
- vínculos;
- folha de pagamento;
- contribuições da Previdência Social;
- aviso prévio;
- notificações sobre acidentes de trabalho;
- escriturações fiscais;
- informações sobre o Fundo de Garantia.
As empresas devem prestar informações a diferentes órgãos públicos, como a Previdência Social, a Receita Federal, a Caixa Econômica Federal, entre outros.
Quais são as obrigações que compõem o eSocial?
São 17 obrigações que formam o eSocial:
- GFIP: Guia de Recolhimento do FGTS e das Informações Previdenciárias;
- RAIS: Relação Anual de Informações Sociais;
- CAGED: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, com a finalidade de manter controle sobre as admissões e as demissões dos funcionários que trabalham sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT);
- LRE: Livro de Registro de Empregados;
- CD: Comunicação de Dispensa;
- CAT: Comunicação de Acidente de Trabalho;
- CTPS: Carteira de Trabalho e Previdência Social;
- QHT: Quadro de Horário de Trabalho;
- DIRF: Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
- PPP: Perfil Profissiográfico Previdenciário;
- DCTF: Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
- MANAD ‘ Manual Normativo de Arquivos Digitais;
- GRF ‘ Guia de Recolhimento do FGTS;
- GPS ‘ Guia da Previdência Social;
- PPRA ‘ Programa de Prevenção de Riscos Ambientais;
- PCMSO ‘ Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional;
- Folha de pagamento.
Quais são os eventos do sistema?
A estrutura do eSocial é formada por:
- eventos iniciais;
- eventos de tabelas;
- eventos periódicos;
- eventos não periódicos.
Cada um desses grupos se compõe de eventos diversos, conhecidos como “Ss”, cujos prazos de entrega variam. Ao todo, são 48 eventos.
Depois da entrega de cada evento, no prazo estabelecido, a obrigação continua. Isso acontece porque novas obrigações sempre deverão ser repassadas para o governo.
Dessa forma, os eventos obrigatórios de uma primeira etapa serão transmitidos posteriormente, junto a outras etapas, sempre que ocorrerem mudanças. E assim se dá com todas as fases.
Certos eventos estão condicionados à declaração de outros para que sejam compartilhados. Logo, é necessário ficar atento à ordem em que as tabelas devem ser enviadas.
Vejamos mais detalhadamente cada um deles.
Os eventos iniciais envolvem o cadastro inicial do trabalhador. Os dados compartilhados nessa etapa formam a base cadastral da organização, podendo ser usados em eventos periódicos e não periódicos. Os eventos enviados nessa primeira etapa são:
- S-1000: informações do contribuinte/empregador.
- Eventos de tabela
Complementa a etapa anterior e deve ser preenchida logo depois da primeira. Nessa fase, estão presentes as informações que fazem o contexto do relacionamento entre a organização e o funcionário.
As informações de eventos de tabela devem ser atualizadas detalhadamente e, se houver algum ajuste ou mudança, é preciso enviar certos retificados:
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- S-1005: tabela de estabelecimentos, unidades de órgãos públicos, obras;
- S-1010: tabela de rubricas;
- S-1020: tabela de lotações tributárias;
- S-1035: tabela de carreiras públicas;
- S-1040: tabela de funções/cargos em comissão;
- S-1070: tabela de processos judiciais e administrativos;
Esses eventos envolvem as informações que têm datas de envio recorrentes e fixas. É o caso da folha de pagamento.
O prazo para preenchimento deve ser até o sétimo dia do próximo mês ou até o último dia útil do mesmo mês.
Os eventos que compõem essa etapa são:
- S-1200: remuneração de trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social;
- S-1210: pagamentos referentes aos rendimentos do trabalho;
- S-1250: aquisição de produção rural;
- S-1260: comercialização da produção rural de pessoa física;
- S-1270: contratação de trabalhadores avulsos não portuários;
- S-1280: informações complementares aos eventos periódicos;
- S-1295: solicitação de totalização para pagamento em contingência;
- S-1298: reabertura dos eventos periódicos;
- S-1299: fechamento dos eventos periódicos;
- S-1300: contribuição sindical patronal (INSS).
- Eventos não periódicos
Diferentes dos eventos anteriores, os eventos não periódicos não têm datas predefinidas, variando de acordo com a natureza da informação.
Os eventos que formam essa etapa são em maior número;
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- S-2190: admissão de trabalhador (registro preliminar);
- S-2200: cadastramento inicial do vínculo e admissão/ingresso do profissional;
- S-2205: mudança de dados no cadastro do trabalhador;
- S-2206: mudança de contrato de trabalho;
- S-2210: notificação de acidente de trabalho;
- S-2220: acompanhamento da saúde do trabalhador;
- S-2230: afastamento temporário;
- S-2231 ‘ Cessão/Exercício em Outro Órgão;
- S-2405 ‘ Cadastro de Beneficiário ‘ Entes Públicos ‘ Alteração;
- S-2410 ‘ Cadastro de Benefício ‘ Entes Públicos ‘ Início;
- S-2416 ‘ Cadastro de Benefício ‘ Entes Públicos ‘ Alteração;
- S-2418 ‘ Reativação de Benefício ‘ Entes Públicos;
- S-2420 ‘ Cadastro de Benefício ‘ Entes Públicos ‘ Término;
- S-8299 ‘ Baixa Judicial do Vínculo.
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- S-2240: condições ambientais do trabalho (fatores de risco);
- S-2241: insalubridade, periculosidade e aposentadoria especial;
- S-2250: aviso prévio;
- S-2260: convocação para trabalho intermitente;
- S-2298: reintegração;
- S-2299: desligamento;
- S-2300: trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário (início);
- S-2306: trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário (alteração contratual);
- S-2399: trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário (término);
- S-2400: cadastro de benefícios previdenciários (RPPS);
- S-3000: exclusão de eventos;
- S-5001: informações das contribuições sociais por trabalhador;
- S-5002: Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF);
- S-5003: informações do Fundo de Garantia (FGTS) por trabalhador;
- S-5011: informações das contribuições sociais consolidadas por contribuinte;
- S-5012: informações do IRRF consolidadas por contribuinte;
- S-5013: informações do FGTS consolidadas por contribuinte.
Qual é a sua finalidade?
A transmissão exclusiva por meio eletrônico permite maior agilidade e segurança, além de facilitar o trabalho de fiscalização do Governo Federal.
Essa solução também promove uma interação mais moderna entre a empresa e o Governo Federal, já que torna tudo mais prático.
O EFD-REINF (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e outras Informações) complementará o eSocial. É uma obrigação que envolve eventos que faziam parte do projeto inicial, mas que são tratados de maneira independente, isto é, é mais uma obrigação que integra o SPED e segue o cronograma do eSocial.
O EFD-REINF substitui as informações que estão em outras obrigações acessórias, como o módulo da EFD-Contribuições que recebe a CPRB (Contribuição Previdenciária da Receita Bruta).
Quais são os benefícios de utilizá-lo?
O eSocial é um facilitador para todos os lados! O governo ganha maior organização das informações, elimina erros e melhora a qualidade dessas informações.
As empresas ganham tempo e produtividade, pois as 17 obrigatoriedades ficarão em um único sistema, facilitando o envio de informações como: folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, informações sobre o FGTS, entre outros serviços.
É, também, uma ótima solução para o empregado, que passa a ter uma maior segurança em relação à preservação de seus direitos.
Podemos elencar as seguintes vantagens:
- fornecimento de dados em uma única plataforma: o eSocial torna mais fácil o envio de informações para um lugar único, o webservice;
- abrangência do conhecimento: o sistema requer mais conhecimento da parte das pessoas que atuam no RH, Departamento Pessoal, saúde e segurança do trabalho e outras coisas;
- direitos trabalhistas: o histórico trabalhista fica ligado ao CPF do trabalhador, o que facilita o acesso a benefícios previdenciários (aposentadoria, auxílio-doença) ‘ o histórico também facilita o processo de fiscalizar o cumprimento das obrigações trabalhistas, tanto pelo governo quanto pelos colaboradores;
- menos burocracia: o sistema implantado dispensa a necessidade de preencher declarações e formulários (DIRF, RAIS, GFIP), já que todas as informações serão registradas em apenas um arquivo.
Também podemos dividir as vantagens em benefícios para as empresas e para os funcionários. Veja!
- Vantagens para as empresas
O empregador acessa operações mais parametrizadas, com menos erros de informações. As empresas tornam o processo mais simples, centralizam as informações dos colaboradores, reduzem riscos de falhas nos cálculos.
A partir das vantagens oferecidas pelo eSocial, as organizações adquirem mais segurança jurídica e permitem o compartilhamento das informações necessárias com os órgãos públicos.
- Vantagens para os trabalhadores
O sistema digital registra, sem falhas, todas as informações do contrato de trabalho do funcionário: folha de pagamento, tipos de riscos da função, atribuições de acordo com a consulta CBO e outras coisas.
CBO é a Classificação Brasileira de Ocupações, criada pelo MTE (Ministério do Trabalho) em 2002. A finalidade é a reunião oficial, em somente uma lista, todas as profissões existentes no mercado de trabalho. Os números de registro da CBO permitem que empregador e funcionário a identificar uma função. Também é um referencial para registros administrativos de tarefas.
O eSocial confere mais segurança aos direitos previdenciários e trabalhistas, confere também mais transparência nos processos.
Além disso, não importa o período decorrido, não há perigo de o trabalhador perder alguma informação da trajetória profissional.
Quais são as desvantagens do eSocial?
Nem tudo são flores no sistema digital do Governo. Isso porque há desafios a vencer!
- Transição do analógico para o digital
No Brasil, há diferentes empresas que usam processos antigos e gestão analógica. Já habituados à burocracia, os gestores podem sentir dificuldades em migrar para um sistema completamente digitalizado.
Outra dificuldade é ajustar os processos internos ao sistema digital. Empresas maiores costumam contar com sistemas que se integram nativamente à plataforma do governo enquanto empresas menores costumam compartilhar, de forma manual, as informações.
Para minimizar as dificuldades, é necessário desenvolver um cronograma interno, que atenda aos prazos de envio para evitar penalidades e multas.
Quando utilizá-lo?
O eSocial já está implementado. O cronograma de implementação se dividiu em cinco etapas:
O grupo 1, de empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões já esteve obrigado a utilizar o modo simplificado desde a implantação do novo modelo;
Os grupos 2 e 3 já começaram a fazer o envio ao eSocial simplificado já no dia 10 de janeiro de 2022, de acordo com a lei;
Empresas do grupo 2, com faturamento até R$4.800.00,00, já eram obrigadas ao envio dos eventos de trabalho ao eSocial. Já o grupo 3 ainda não era obrigado ao mesmo;
Com a versão do eSocial Simplificado 1.0, que substitui o eSocial 2.5 (antigo), todas as empresas do grupo 3, empregadores do Simples Nacional e entidades sem fins lucrativos, também se tornaram obrigadas.
Sempre que existe relação de emprego entre empresa e trabalhador, ou seja, sempre que o profissional tiver carteira assinada, é necessário usar o eSocial. É uma regra válida, inclusive, para as microempresas (MEs), as empresas de pequeno porte (EPP), os microempreendedores individuais (MEIs) e para as pessoas físicas que contratam empregados domésticos.
O primeiro passo deve ser cadastrar o trabalhador. Depois, é necessário enviar os dados corretos para o eSocial: admissão, demissão, férias, afastamentos, folha de pagamento, outras informações trabalhistas. É fundamental respeitar os prazos para o envio das informações (Faseamento).
Conforme o decreto do eSocial (Decreto n° 8.373/2014), quatro são as categorias, mais as microempresas e as empresas de pequeno porte, que devem enviar informações ao eSocial:
- 1° A prestação das informações ao eSocial substituirá, na forma disciplinada pelos órgãos ou entidades partícipes, a obrigação de entrega das mesmas informações em outros formulários e declarações a que estão sujeitos:
I ‘ o empregador, inclusive o doméstico, a empresa e os que forem a eles equiparados em lei;
II ‘ o segurado especial, inclusive em relação a trabalhadores que lhe prestem serviço;
III ‘ as pessoas jurídicas de direito público da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios; e
IV ‘ as demais pessoas jurídicas e físicas que pagarem ou creditarem por si rendimentos sobre os quais tenha incidido retenção do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte ‘ IRRF, ainda que em um único mês do ano-calendário.
- 2° A prestação de informação ao eSocial pelas microempresas e empresas de pequeno porte, conforme a Lei Complementar n° 123, de 14 de dezembro de 2006, e pelo Microempreendedor Individual ‘ MEI será efetuada em sistema simplificado, compatível com as especificidades dessas empresas.
Quais são as penalidades para quem não cumprir o eSocial?
Todas as empresas devem prestar contas ao eSocial. As que não cumprirem as regras estarão sujeitas a penalizações na forma de multas, as quais podem passar o valor de R$ 180 mil.
São multas que podem resultar de:
- não informação sobre a admissão do trabalhador (multa de R$ 3 mil a R$ 6 mil ou de R$ 800,00 por funcionário não registrado em micro e pequenas empresas);
- não informação do afastamento temporário do funcionário: acidente, doença, férias, licença-maternidade (multa definida pelo Ministério do Trabalho e pelo órgão competente);
- não realização dos exames médicos (multa que pode variar de R$ 402,00 a R$ 4 mil);
- não notificação sobre acidentes de trabalho (valor da multa varia conforme o limite máximo e o limite mínimo do salário do empregado);
- não informação sobre mudanças no contrato ou cadastro (multa pode alcançar os R$ 600 por funcionário irregular);
- não envio da folha de pagamento (multa a partir de mil reais);
- não computação da parcela de FGTS (multa que pode alcançar R$ 106,00 por funcionário prejudicado);
- não envio do PPP, Perfil Profissiográfico Previdenciário (multa definida pelo fiscal do trabalho);
- não envio do RAIS, Relação Anual de Informações Sociais (multa de R$ 425,00, que pode ser adicionada de R$ 106,00 por cada bimestre atrasado).
- outros motivos.
Como se preparar para essa plataforma?
Veja algumas dicas que ajudam a preparar a empresa para o eSocial.
- Prepare os documentos atualizados dos funcionários e da empresa
Separe cada documento e registro dos empregados, principalmente porque é preciso cadastrar o histórico de cada um deles no sistema.
- Oriente o responsável pela realização das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas
Com o eSocial, certas informações adicionais a respeito do contrato de trabalho são solicitadas:
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- nome social do trabalhador;
- histórico contratual e cadastral;
- registro da Contribuição Patronal para o sindicato;
- informações de trabalhadores de outro país;
- modalidade de aviso prévio;
- outros.
Outros registros precisam ser feitos imediatamente. É o caso da contratação de um novo colaborador.
Os que trabalham no setor de Recursos Humanos e na contabilidade precisam se manter bem informados sobre esses pontos para não cometer falhas nem se envolver em complicações.
- Obtenha certificado digital
O certificado digital é um tipo de assinatura eletrônica que legaliza operações digitais, ou seja, confere a elas validade jurídica.
Esse certificado também é usado em outros sistemas e processos associados ao cumprimento das obrigações legais.
É necessário contar com um modelo A1 ou A3, validados pelo Padrão ICP-Brasil, para o envio das informações para o eSocial.
- Verifique a compatibilidade de arquivos
É necessário verificar se o sistema usado na empresa nas operações (como a folha de pagamento) cria arquivos que são aceitos no sistema do governo.
As plataformas precisam ser compatíveis e os processos devem se ajustar o quanto antes. Assim, é fundamental evitar problemas na hora de realizar as obrigações.
- Conheça mais detalhes sobre o eSocial
Visite o site do sistema do Governo Federal para conhecer mais detalhes. Também é possível obter mais informações na Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (FENACON), que criou, junto a outros órgãos, um portal com vídeos que explicam o assunto.
- Procure ajuda especializada
Outra dica é contratar assessoria contábil para dar suporte adequado na organização e no envio das informações adequadas para o eSocial.
Quais são os pontos de atenção para as empresas?
Existem alguns pontos especiais que a empresa deve considerar. Acompanhe.
Apesar da obrigatoriedade, as empresas não cumprem sempre todas as condições definidas nas leis trabalhista e previdenciária.
Há razões diferentes para isso, como a falta de esclarecimento, a sonegação fiscal e a complexidade da legislação.
O CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais) serve para regularizar as informações. A empresa só precisa mostrar sua certificação digital e enviar as retificações.
Confira alguns pontos para ficar atento:
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- admissão/rescisão retroativas;
- cadastros incompletos de funcionários e de seus dependentes;
- não pagamento das férias em dobro;
- mudanças retroativas de contrato;
- envio atrasado do CAT;
- não pagamento do Descanso Semanal Remunerado (DSR);
- verbas ou eventos incorretos;
- horas extras fixas definidas em acordo e com pagamento recorrente (por mês);
- notificações de ASO (Atestado de Saúde Ocupacional);
- descontos inadequados e/ou sem a devida autorização na folha de pagamento;
- CBO com grau de instrução incompatível;
- férias particionadas com pagamentos em períodos diferentes;
- controle de estágios;
- férias apenas no papel;
- fechamentos retroativos;
- laudos ambientais não atualizados;
- alocação de mão de obra fundamentada apenas em notas fiscais;
- adiantamento/pagamento extrafolha;
- ajuda de custo de caráter salarial;
- critérios de privilégios;
- atestados não lançados (como afastamentos);
- pagamento de médias;
- isenções no pagamento de tributos;
- pagamentos atrasados;
- atestados retroativos;
- profissionais terceirizados ou sem vinculação à empresa.
Entre os contratos considerados pelo sistema eSocial, estão os direitos dos estagiários. A lei indica que é fundamental um bom profissional para monitorar o trabalho do estagiário.
O estágio deve ocorrer periodicamente e, se o estagiário estiver cumprindo funções delegadas a um trabalhador CLT, o contrato deve passar por ajustes ou ser cancelado. Se isso não acontecer, a empresa pode receber autuação e ser processada judicialmente.
- RAT, FAP e CNAE preponderante
Três fatores relevantes merecem especial atenção:
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- Riscos Ambientais de Trabalho (RAT);
- Fator Acidentário de Prevenção (FAP);
- Classificação Nacional de Atividade Econômica (CNAE).
Se alguma das informações acima for passada de forma errada para o governo, a empresa pode ser autuada e penalizada.
Para assegurar o compartilhamento correto dos dados, é importante fazer uma consulta à Instrução Normativa da Receita Federal n° 971/2009, o Fator Acidentário de Prevenção (FAP), o Decreto n° 3.048/1999 ou pedir mudanças no DBE (Documento Básico de Entrada).
- Saúde e segurança do trabalho
As informações e os laudos técnicos a respeito de riscos no trabalho precisam cumprir as regras definidas pelo Ministério do Trabalho. A documentação necessária abrange:
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- LTCAT (Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho);
- PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais);
- PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional);
- ASO (Atestado de Saúde Ocupacional);
- insalubridade;
- PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário);
- periculosidade;
- CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho).
